GDPR-tietosuoja

Tietosuojakäytännöt

 

                                                                                              

Lopen floorball team ry
Talolantie 191,

12600 Läyliäinen

 

Toimimme rekisterinpitäjänä niille henkilötiedoille, joita keräämme jäsenistämme, kausikortti- tai muista asiakkaistamme taikka muista sellaisista rekisteröidyistä, joilla on toimintaamme muu asiallinen yhteys. Rekisterinpitäjänä olemme vastuussa näistä meille annetuista henkilötiedoista ja niiden käsittelystä. Tietosuojassa kyse on luottamuksesta, ja yksityisyytesi sekä henkilötietojesi suojaaminen on meille ensiarvoisen tärkeää. Sen vuoksi keräämme henkilötietojasi vain niissä määrin, kuin tarvitsemme niitä ylläpitääksemme ja hoitaaksemme jäsen- tai asiakassuhdettamme tai muuta niihin verrattavaa suhdettamme. Tässä tietosuojakäytännössä on käsitelty niitä periaatteita, joita noudatamme henkilötietoja käsitellessämme.

 

1.       Yhteyshenkilö henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa

Veera Kaapola
Lopen floorball team ry
Kellarikuja 4,

12600 Läyliäinen
kaapola.veera@gmail.com 0445381245

 

2.       Henkilötietojen käyttötarkoitukset

2.1.       Jäsenrekisteri

Henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumuksen taikka seuran ja jäsenen välisen jäsensuhteen taikka muun asiallisen yhteyden perusteella, jolloin lainmukainen käsittelyperuste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu, etenkin seuraaviin käsittelyn tarkoituksiin:

  • Kokoseuran jäsenrekisterin ylläpito
  • Kilpailutoiminnan toteuttaminen (esim. pelaajasiirrot, ottelupöytäkirjat)
  • Tulospalvelun ylläpito ja tilastojen julkaisu
  • Vakuutustietojen välittäminen vakuutusyhtiölle
  • Sähköinen jäsenviestintä (nimenhuuto, jokaisella joukkueella erikseen)
  • Analysointi ja tilastointi
  • Joukkuekohtaisen rekisterin ylläpito
  • Joukkuematkojen ylläpito (pelimatkat ulkomaille)
  • Sarjaan ilmoittautuminen

   

 

3.1.       Jäsenrekisteri

Käsittelemme rekisteröidystä seuraavia käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia henkilötietoja tai henkilötietojen ryhmiä:

·         yhteystiedot, kuten nimi, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet,

·         demografiatiedot, kuten ikä ja sukupuoli

         mahdolliset luvat ja suostumukset

         jäsensuhdetta koskevat tiedot, kuten, laskutus- ja maksutiedot, tuote- ja tilaustiedot, tieto vanhempainvastuunkantajasta

         ottelutilastot, kuten, ottelut, maalit, varoitukset ja muut ottelutapahtumaan liittyvät tilastointitiedot

         seuran ja henkilön kilpailutoimintaan liittyvät tiedot sekä muut asiakkaan suostumuksella kerätyt tiedot, kuten henkilön kuva (joukkuekuva)

         Henkilötunnuksia ja osoitteita kerätään vain, jos tarve niitä vaatii ja ne pyydetään erikseen vanhemmilta suoraan kasvotusten.

 

 

4.        Säännönmukaiset tietolähteet

4.1.       Jäsenrekisteri

Henkilötietoja voidaan kerätä vain olemalla yhteydessä suoraan pelaajan vanhempaan tai vastaavasti, jos pelaaja on täysi-ikäinen, häneltä kysytään tarvittavat tiedot itseltään. Seuralla on käytössä yhtenäinen kaavake, joka täytetään jokaisen kauden alussa.

 

         jäseneltä itseltään suoraan järjestelmään, sähköpostitse, puhelimitse, lomakkeella, tai muulla vastaavalla tavalla,

  • rekisterinkäsittelijän (esim. seurakäyttäjän) tai toimihenkilön (esim. erotuomarin) syöttäminä

         evästeiden tai muiden vastaavien tekniikoiden avulla

         Suomen Salibandyliiton rekistereistä ja kilpailujärjestelmistä

 

Henkilötietoja voidaan kerätä ja kerättyjä henkilötietoja päivittää myös henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä, kuten yhteystietojen päivityspalveluja tarjoavilta viranomaisilta tai yrityksiltä, esimerkiksi:

  • VRK/Väestötietojärjestelmästä, Postin osoitetietojärjestelmästä, puhelinyhtiöiden yhteystietorekistereistä ja muista vastaavista yksityisistä ja julkisista rekistereistä

 

5.        Tietojen säilytysaika

Säilytämme käyttäjän tietoja vain niin kauan kuin on tarpeen yllä kohdassa 2 määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti.

 

Ellei rekisteröity ole kirjautuneena käyttänyt seuran sähköisiä palveluita tai avannut uutiskirjeitä viimeisen kahdentoista (12) kuukauden aikana, ja käyttäjän asiakassuhde tai muu henkilötietojen käsittelyperuste on päättynyt, käyttäjän henkilötiedot poistetaan ja muutetaan sellaiseen muotoon, ettei tiedon kohde ole niistä enää tunnistettavissa.

Voimme kuitenkin olla velvoitettuja säilyttämään joitakin käyttäjän henkilötietoja noudattaaksemme kirjanpito- tai muuta pakottavaa lainsäädäntöä myös asiakassuhteen tai muun henkilötietojen käsittelyperusteen päättymisen jälkeen.

Poistamme tiedot nimenhuudosta pelaajan tiedot poistamalla. Joukkue siirroissa siirrämme välittömästi tiedot uuden joukkueen johtajalle, jolloin vanhalle joukkueelle ei jää mitään ylimääräisiä tietoja. Siinä vaiheessa, kun pelaaja poistuu kokonaan seurasta, dokumentit poistetaan koneilta välittömästi ja paperit, joko silputaan silppurissa tai poltetaan. Ne eivät jää pyörimään minnekkään.

 

6.        Henkilötietojen käsittelijät

Joukkueenjohtajat keräävät tarpeelliset tiedot (seuran kaavake), joita tarvitsevat ja tarpeen vaatiessa myös valmentajat saattavat joitakin asioita tarvita. Joukkueet eivät jaa eivätkä anna kenenkään tietoja eteenpäin, ennen varmistusta täysi-ikäiseltä sen sopivuudesta.

 

7.        Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä säännönmukaisesti EU:n ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

 

8.        Säännönmukaiset tietojen luovutukset

 

Emme myy tai vuokraa rekisteröidyn henkilötietoja kolmansille osapuolille. Luovutamme tietoja kolmansille osapuolille vain seuraavissa tapauksissa.

·         Voimme luovuttaa käyttäjän henkilötietoja toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, kulloinkin voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla, tavalla.

·         Voimme luovuttaa tietoja tilastollista, tieteellistä tai historiallista tutkimusta varten edellyttäen, että tiedot on muutettu sellaiseen muotoon, että tiedon kohde ei enää ole niistä tunnistettavissa.

·         Jos käyttäjä on erikseen antanut suostumuksensa seuran yhteistyökumppaneiden sähköiseen suoramarkkinointiin, voidaan käyttäjän tietoja luovuttaa tarkoin valituille yhteistyökumppaneille markkinointitarkoituksiin.

 

9.        Rekisteröidyn oikeudet

Tässä kerrotaan, miten rekisteröidyn tulee toimia, mikäli hän haluaa harjoittaa jotakin oikeuksistaan. Tietosuoja-asetuksen määrittelemät rekisteröidyn oikeuden ovat:

-          Tietojen tarkastus- ja oikaisuoikeus (rekisterinpitäjän tulee toimittaa tiedot rekisteröidylle 30 päivän sisällä pyynnön vastaanottamisesta)

-          Kielto-oikeus

-          Oikeus poistaa tiedot

-          Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

-          Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Tietojen tarkastus- ja oikaisuoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteeseen:

LFT/ Veera Kaapola

Kellarikuja 4,

12600 Läyliäinen

tai sähköpostitse osoitteeseen kaapola.veera@gmail.com

Tarkastuspyyntö voidaan esittää myös henkilökohtaisesti osoitteessa:

Kellarikuja 4

12600 Läyliäinen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista ilmoittamalla siitä kirjallisesti yllä olevaan postiosoitteeseen tai sähköpostitse kaapola.veera@gmail.com

Kielto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaan, etämyyntiin tai muuhun suoramarkkinointiin sekä mielipide- ja markkinatutkimukseen ilmoittamalla siitä kirjallisesti yllä olevaan postiosoitteeseen tai sähköpostitse kaapola.veera@gmail.com

Oikeus poistaa tiedot

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää poistamaan hänen tietonsa rekisterinpitäjän markkinointirekisteristä ilmoittamalla siitä kirjallisesti yllä olevaan postiosoitteeseen tai sähköpostitse kaapola.veera@gmail.com

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää siirtämään hänen tietonsa yleisesti käytössä olevassa siirtomuodossa toiseen järjestelmään. Oikeus koskee vain tietoja, jotka rekisteröity on itse toimittanut. Tietojen siirtopyynnöstä tulee ilmoittaa kirjallisesti yllä olevaan postiosoitteeseen tai sähköpostitse kaapola.veera@gmail.com

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on aina oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle tavasta, jolla käsittelemme rekisteröidyn henkilötietoja. Valitus tehdään toimivaltaisen viranomaisen ohjeistamalla tavalla suoraan toimivaltaiselle viranomaiselle, joka Suomessa on tietosuojavaltuutettu.  

 

10.    Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteriä koskevat manuaaliset aineistot säilytetään suojatuissa tiloissa. Digitaalisesti tallennetut ja käsiteltävät tiedot ovat tietokannoissa, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muiden teknisten keinojen avulla suojattuja. Tietokannat sijaitsevat ympärivuorokautisesti valvotuissa tiloissa, joihin pääsy on rajoitettu vain sellaisiin henkilöihin, joilla on työtehtäviensä perusteella tarve käyttää tietoja.